In dit hoofdstuk leggen we uit hoe we intern werken, hoe het er dagelijks bij ons uitziet.
Wij gaan voor rust in het werk, omdat je dan het beste werk gedaan krijgt. Dat is rust op 2 verschillende manieren:
Rust in dat we niet overhaast werken. Vooruit kijken, de tijd nemen. Iets vaker 'nee' zeggen om te voorkomen dat we in de drukte komen.
Maar ook rust als in niet gestoord worden. 'Flow' is uitermate belangrijk om lekker te kunnen werken. Als je door iets of iemand gestoord wordt is je flow verdwenen. Daarom hoef je maar een paar keer op een dag gestoord te worden, om een waardeloos gevoel te krijgen.
Je hoort soms mensen zeggen dat ze veel meer gedaan krijgen als ze thuis of in het weekend werken. Dat komt puur omdat ze dan niet gestoord worden. Die modus willen we altijd en overal hebben, ook op kantoor.
Als je met meer dan 3 mensen in 1 kantoor werkt is er altijd wel iemand die een leuke mop heeft of over het weekend wil vertellen. Als iedereen 4 keer per dag collega's stoort kom niemand in de flow.
Daarom gelden bij ons in kantoor bij de werkplekken bibliotheekregels. Dat betekent:
- Stoor elkaar niet
- Probeer praten te voorkomen, of met zachte stem
- Zet notificatiegeluiden van computer en telefoon uit
- Speel geen geluid of muziek af over je speakers (koptelefoon is natuurlijk oke)
- Niet bellen, ook niet met een headset
Daarmee kan iedereen op de werkplek zijn of haar flow vinden en een fijne dag hebben.
Gelukkig is het bij ons ook gezelllig, maar op een plek waar we werkende collega's niet storen. Zoals in de keuken (de centrale plek om wat te drinken, te eten of zomaar wat te kletsen), op samenwerkplekken of buiten.
Maar we vragen op de werkplek niet of er iemand koffie wilt. Je weet nooit of iemand in een flow zit en door jouw super aardige vraag de concentratie verliest. In plaats daarvan gebeurd het regelmatig dat iemand naar de keuken loopt om wat te drinken en wordt gevolgd door anderen.
We communiceren intern zoveel mogelijk a-synchroon via geschreven tekst. Bijvoorbeeld via ons intranet Basecamp.
Als je dat niet gewend bent is het even wennen, omdat het begin wat langzamer is. Maar het is een essentieel onderdeel van rustig kunnen werken, verbetert de onderlinge communicatie en voorkomt vergaderingen.
Op Basecamp hebben we groepen per team en per project, en bijna alles is voor het hele team in te zien. Stel het support team heeft een interne discussie over hoe ze het proces kunnen verbeteren, dan kan iedereen meedenken en feedback geven. Ook is bij een beslissing iedereen direct op de hoogte.
In plaats van een synchrone bespreking heeft het de volgende voordelen:
- Je kan de discussie volgen en op reageren als het jou uitkomt, je hoeft niet precies in de bespreking je mening klaar te hebben
- Meer mensen kunnen potentieel meedenken, zonder dat elke discussie in een vergadering met 15 mensen wordt besproken
- Door het opschrijven vorm je een beter verhaal dan wanneer je jouw verhaal in een vergadering mondeling toelicht
- Je krijgt gratis notulen van elke beslissing
De verleiding kan groot zijn om te denken 'bellen is sneller'. Dat lijkt misschien zo vanaf het moment dat je denkt 'ik heb informatie nodig' tot het moment dat je iemand aan de lijn hebt. Maar verder is bijna alles langzamer.
Als je kijkt naar wat je in totaal in 1 week kan doen als bijna alle informatie a-synchroon plaatsvindt, ten opzichte van wanneer je elkaar continu stoort, dan krijgen we a-synchroon meer gedaan en is de kwaliteit van het werk hoger.
Via Basecamp is informatie voor iedereen inzichtelijk. Ook stimuleert Basecamp om langere berichten te schrijven en minder vaak heen en weer te pingen. Het is dus expliciet geen chat. Dit stimuleert je om beter na te denken over je vraag of suggestie.
Wil je een bericht maar naar 1 iemand sturen, bijvoorbeeld omdat de inhoud gevoellig is, dan kan je diegene een e-mail sturen. Ook dat is a-synchroon.
Via Basecamp en via e-mail verwachten we niet dat we binnen 1 dag een reactie krijgen. Dat is by-design, er is maar weinig dat echt haast heeft.
Heb je iemand direct nodig? Dan kan je een bericht sturen via Slack. Denk eraan dat Slack een vorm van synchrone communicatie is, net als bellen of bij iemand aan het bureau gaan staan. Je stoort iemand in het werk.
Maar soms is dat nodig en dan is Slack prima.
Ook kan je samen ergens aan werken of een discussie hebben. Dan is Slack ook een prima kanaal. Probeer wel te herkennen wanneer een discussie beter 'langzamer' kan en voor meer mensen toegankelijk moet zijn en je de discussie verplaatst naar Basecamp.
We proberen zo min mogelijk 'besprekingen' te hebben met meer dan 2 mensen. Dit omdat het vaak a-synchroon via tekst beter is, dus dat is onze standaard.
Daarnaast proberen we geen standaard besprekingen te hebben, dus geen wekelijkse of maandelijkse vergadering. Ook niet binnen teams. Dit omdat hierdoor a-synchrone communicatie rap minder wordt en je gaat vertrouwen op de periodieke besprekingen.
Bij een brainstorm is het fijn om bij elkaar te komen. Soms is een gesprek al een tijd a-synchroon aan de gang en wil je er gezamenlijk nog eens doorheen. Dat is helemaal prima om als bespreking te houden. Besprekingen en vergaderingen zijn niet verboden, ze moeten alleen niet de standaard uitweg worden.
Besprekingen 1 op 1 zijn altijd prima. Probeer elkaar niet te storen, dus voor simpele vragen bel je elkaar niet. Maar met 2 mensen iets overleggen, brainstormen of samenwerken is altijd prima.
Een bespreking kan in het echt zijn, maar kan net zo goed via videochat. Hiervoor gebruiken we meestal Zoom.
Als er een bespreking is ingepland mogen we nooit afspreken dat we die op kantoor doen. Het kantoor is een optionele werkplek. Als iedereen fysiek op dezelfde plek is kan het een reguliere bespreking zijn. Is minstens 1 iemand ergens anders, dan wordt het een videocall.
Echt een bespreking? Heb je echt een bespreking met meer dan 2 mensen, denk dan aan de volgende punten:
- Bepaal van te voren het doel/agenda van de bespreking
- Plaats de uitkomsten (of notulen) direct na bespreking op Basecamp
- Hoe minder deelnemers hoe meer beter – wie is echt noodzakelijk?
Je kan beter te veel communiceren dan te weinig. En meestal communiceer je te weinig. Schrijf je overwegingen en keuzes op, deel het zo breed mogelijk. (Er is weinig dat geheim moet blijven.)
Het is fijn als je regelmatig heartbeats geeft, kleine updates zodat iedereen weet wat de status is. Ook als je niets bent opgeschoten ten opzichte van je vorige update.
Als je aan een project werkt is het handig regelmatig een update te geven over het verloop van het project. Een korte update van 1 of enkele alinea's is al waardevol voor de rest van het team.
Per team geven we wekelijks een korte update als reactie op deze vraag in Basecamp. Dat kan enkele alinea's zijn over waar jullie team mee bezig is, of enkele cijfers over wat jullie behaald hebben die week.
Individueel krijg je elke dag de vraag waar heb je vandaag aan gewerkt? Dat is een mooi moment om voor jezelf de dag te evalueren en een heartbeat te geven aan de rest van het team.
Al deze heartbeats zijn er niet om te controleren of je wel hard genoeg werkt, maar zodat we onderling weten wat er speelt en dragen bij aan het teamgevoel.
Heb je iets wat iedereen moet weten? Dan kan je daarvoor een aankondiging schrijven. Bijvoorbeeld aan het eind van een development project om te laten zien wat er nieuw is. Maar het kan ook gaan over een nieuwe partnership die je hebt gesloten of over dat je een wereldreis gaat maken.
Probeer alle relevante informatie in je aankondiging te plaatsen, ondersteund met afbeeldingen of links. Zo krijgen lezers in 1 keer een compleet beeld.
Veel misverstanden komen omdat 1 iemand het helder in het hoofd heeft en denkt dat de rest hetzelfde beeld heeft, zonder dat diegene heeft gecommuniceerd wat dat beeld is. Schrijf daarom op wat je denkt of wat je gaat doen, dat kan al als een kleine reactie "Ik zal dit morgen oppakken". Zo weet iedereen wat jij ook weet en voelt het als een harmonie.